Autokosten im neuen Lohnausweis
Der Taxameter tickt

Die private Nutzung eines Geschäftswagens muss auf dem neuen Lohnausweis künftig genau aufgeführt werden. Für Fahrten an den Wochenenden und Ferien kommen auf die Arbeitnehmer happige Belastungen zu. Als Ausweg bietet sich das Spesenreglement an.

In zahlreichen Unternehmen ist es üblich, dass bestimmten Mitarbeitern Geschäftsfahrzeuge zur Verfügung gestellt werden oder dass Mitarbeiter ihren eigenen Privatwagen auch beruflich benützen. Mit der vorgesehenen Einführung des neuen Lohnausweises im Jahre 2006 wird dieses Thema für alle umfassender und wesentlich verbindlicher geregelt als bisher.  

Regelung bei den Geschäftsfahrzeugen  

Für den neuen Lohnausweis massgebend sind nur Geschäftswagen, die auch eine private Benützung (z.B. für Privatfahrten am Wochenende) zulassen. Der Umfang der privaten Benützung bestimmt dann die steuerlichen Folgen, denn gemäss den neuen Bestimmungen muss die kostenlose private Benutzung eines Geschäftswagens als sogenannter Privatanteil ermittelt und auf dem Lohnausweis deklariert werden. Damit ist dieser Privatanteil wie eine zusätzliche Lohnzahlung zu betrachten, die dem Arbeitnehmer neben dem eigentlichen Barlohn entrichtet wird.

Die Höhe dieses Privatanteils hängt davon ab, welche Kosten der Arbeitnehmer für die Benützung des Geschäftswagens selbst bezahlen muss: Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Anschaffungs- und Unterhaltskosten und zahlt der Arbeitnehmer lediglich die Benzinkosten für grössere Privatfahrten am Wochenende oder in den Ferien, wird die Fahrzeugbenutzung mit einer Pauschale bewertet. Pro Monat muss 1 Prozent des Kaufpreises, mindestens aber 150 Franken, als zusätzlicher Lohn deklariert werden. Dieselbe Regelung gilt auch für geleaste Fahrzeuge. Massgebend ist dann der im Leasingvertrag aufgeführte Kaufpreis.

Ein Arbeitnehmer (oder Selbständigerwerbender), welcher den Geschäftswagen während des ganzen Jahres auch privat benützt, versteuert so in 4 Jahren fast die Hälfte des gesamten Kaufpreises. Je nach Fahrzeugpreis und individuellem Grenzsteuersatz kosten dann die Privatfahrten mit dem Geschäftswagen jährlich Tausende von Franken an Einkommenssteuern. Zusätzlich müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge darauf bezahlen.

Ausnahmen von der pauschalen Deklaration

Von der pauschalen Bewertung des Privatanteils kann abgewichen oder auf eine Deklaration ganz verzichtet werden, wenn der Arbeitnehmer beträchtliche Kosten (z.B. sämtliche Kosten für Unterhalt, Versicherung, Benzin und Reparaturen) selbst übernimmt. Von der Deklaration im Lohnausweis kann auch abgesehen werden, wenn der Privatgebrauch erheblich eingeschränkt ist, z.B. durch fest installierte Vorrichtungen für den Transport von Werkzeugen sowie in Fällen, in denen der Geschäftswagen nur für den Arbeitsweg, nicht aber für andere Privatfahrten verwendet werden darf. Damit fällt dann aber auch selbstverständlich der von vielen Arbeitnehmern in der Steuererklärung vorgenommene Abzug für die effektiven Fahrtkosten zwischen Wohnsitz und Arbeitsort weg.

An Stelle der beschriebenen Pauschale besteht auch die Möglichkeit, die effektive private Nutzung des Geschäftswagens zu versteuern. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass ein Bordbuch geführt wird, mit welchem die Privat- und Geschäftsfahrten akribisch aufgezeichnet werden. Das ist natürlich sehr aufwendig und kann auch schnell teuer werden, da der im Lohnausweis zu deklarierende Privatanteil durch Multiplikation der gefahrenen Privatkilometern mit dem entsprechenden Ansatz gemäss TCS-Tabelle ermittelt wird: 7'500 Privatkilometer à beispielsweise 80 Rappen entsprechen so einer zusätzlichen Lohnzahlung von  6'000 Franken, für viele ein ganzer Monatslohn.

Der aufmerksame Leser hat es aber sicherlich längstens bemerkt, trotz der Tatsache, dass die Benützung eines Geschäftswagens im NLA einheitlicher und verbindlicher geregelt wird, bleiben immer noch Handlungs- und Interpretationsspielräume offen, um Steuern und Sozialabgaben zu sparen.

Geschäftswagen oder doch eher ein Privatfahrzeug ?

Keine Steuern und Sozialabgaben müssen Arbeitnehmer bezahlen, welche ihr Privatauto für berufliche Fahrten einsetzen, sofern sie von ihrem Arbeitgeber eine Spesenvergütung von maximal 70 Rappen pro Kilometer erhalten. Spesen in diesem Umfang müssen nicht auf dem Lohnausweis deklariert werden und unterliegen auch nicht den Sozialabgaben. Eine solche Lösung kann daher unter dem Strich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber günstiger sein. Selbstverständlich muss dies in jedem Einzelfall vorher rechnerisch überprüft werden.

Spesenreglement als Ausweg ?

Ein von den Steuerbehörden genehmigtes Spesenreglement, mit welchem u.a. auch die Autospesen in verbindlicher Weise für die Zukunft geregelt werden können, hat den wesentlichen Vorteil, dass zur Ermittlung der Höhe des Privatanteils von Geschäftswagen von der 1 Prozent-Pauschale abgewichen und für geschäftlich benützte Privatfahrzeuge mit höheren Spesenansätzen operiert werden kann!

Mit dem Spesenreglement lassen sich für die unterschiedlichen Funktionen und Kategorien von Arbeitnehmern wie auch für die verschiedenen Bedürfnisse der Arbeitgeber massgeschneiderte Lösungen für die eingesetzten Fahrzeuge finden. Und – last but not least – ein Spesenreglement verhindert, dass die Steuerbehörden bei den Steuereinschätzungen der Arbeitnehmer Aufrechnungen zum steuerbaren Einkommen vornehmen dürfen. In der Regel werden solche Spesenreglemente auch von den Sozialversicherungsbehörden akzeptiert. Ein Spesenreglement bedeutet daher nicht nur Optimierung von Steuern, sondern in aller Regel auch Sicherheit bei den Sozialabgaben.